帳目管理

說明：預算影響活動執行－＞活動影響開銷紀錄－＞帳目影響下次預算編列

　　　預算影響帳目呈現－＞帳目用於修正活動執行時開銷－＞

　　　活動主體影響預算編列

有人可能會問，你當過總務嘛？
居然敢打帳目製作篇！？

其實當年在椰城社的時候，有總務以及出納兩個跟錢有關的職位，但是呢

我可愛的總務，不小心跑了，囧

上一屆因為帳目不清的問題，沒拿到特優，囧

我的出納，學期到一半附近時，對帳發現錢少了，囧

綜合以上，所以我就成為地下總務＋出納＋社長（噓

後來社評被評審誇獎的帳目，也是小弟我ㄧ手策劃的，當然椰城優良的血統也加分不少，還有一位得力小助手協助我。

補充：我第一份作的帳，是六萬多的服務隊帳目，同時有三個單位要核銷，教育部學產專案、學校、學生會，核准標準其實不依，所以發票還要分門別類，工程不小，而且悲慘的是整份帳發票不是我收的…帳目不是我紀錄的…，情況之慘烈可想而知，所以經驗應該算是勉強堪’’看’’。

以下進入正題。

首先，帳為什麼重要？

如果你連錢這麼重要都管不好了，你說你用心，誰會信？

再來，提到帳，我最常說的一句話是

作帳跟懂帳，完全是兩回事。

會作帳的未必懂帳，懂帳的人未必會作帳。

一份好的帳目，絕對是懂帳+作帳的嘔心瀝血之作，也只有結合兩者，才能真正做到管理帳目。

作帳：把每筆收支紀錄、發票收集、核對、登錄上收支明細或收支報告上，符合規定，讓帳目通過。

懂帳：能夠用帳說故事，了解預算編列以及整個收支報告呈現出來與活動的關係，能夠用年度帳目與整年的發展做連結。

管帳：作帳＋懂帳，在活動中分配各組預算，依活動中的執行狀況，變更各組預算金額，已達當初之預期，事後若與預算不符，也可解釋得當。

補充：每個核准單位的要求不依，有些單位只能報特定的發票或項目，這時候帳目管理就更顯重要，因為一個沒弄好，開銷就得社團自行吸收了。

WHY？一份好的帳目，絕對是懂帳+作帳的嘔心瀝血之作？

簡單、清楚、明瞭，讓人一看不會有缺東缺西的感覺的帳目，是作帳基本原則。

　　但是整個活動的支出項目，連結到預算，預算連結到當初編預算的’’人’’，可能是執秘或是社長，該者是依’’當初預計活動規模’’去編列活動預算，也就是你可以用帳目，說這個活動的特色或變更之處。

　　而將這個概念運用在年度帳目上，也就是社長能夠用年度帳目去印證整年的發展，用帳目說故事，是最強而有力的證據，也是展現社團細心與用心的地方。

補充：

何謂簡單、清楚、明瞭？

簡單：每筆款項收支紀錄呈現確實，勿放過多不必要之資料。

清楚：類別劃分不凌亂、規格統一。

明瞭：一目了然，結構清晰。（清楚的圖示）

　　只要有個用心的總務、認真編預算的社長、持之以恆的溝通之追蹤，一份好的帳目並不難，可惜要有這三個都很難（無誤），所以大家要加油阿！！！！

同場加映：
社團實務－預算編列
案例－社團所學在生活上的運用－帳目管理＋預算編列