社團行事曆與社務發展的關係

　　這個主題要談的內容，可以在活動中的流程規劃上說明，也可以在時間管理上應用，但是我想了頗久，整體而言，最複雜的運用，還是在社團行事曆的安排，因為牽涉到最多事情，所以就用了這個主題，希望可以在此篇把整個概念做個完整說明，日後在運用到這個概念時，大家可以有圖文並茂的文章可以參考，便於理解。

第一階段－活動安排的可行性

一、行事曆安排有什麼難？反正就把活動丟進去就好啦！

　　對於規模較小的社團而言，行事曆上的活動可能不多，活動規模也可能因為社員人數不足，並不是非常大，所以對於這種社團而言，時間充裕，整體規劃上並無太大困難，就如圖一。

圖一：小規模社團的活動規劃

時段 活動	三月	四月	五月	六月
Ａ活動
Ｂ活動
Ｃ活動

　　可是當你有心想把活動規模擴大的社團（圖二），或者原本規模就大的社團（圖三）。

圖二：想擴大活動規模的社團

時段 活動	三月上	三月下	四月上	四月下	五月上	五月下	六月上	六月上
A活動
B活動
C活動

圖三：原本規模就大的社團

時段 活動	三月上	三月下	四月上	四月下	五月上	五月下	六月上	六月上
A活動
B活動
C活動
D活動
E活動
F活動

　　

　　這些亂七八糟的圖到底在說明什麼？也就是說，當你活動多或者活動規模大的時候，根本就不可能用填方格的方式去規劃活動，不可能把一個活動弄完才去辦另外一個活動，這時就牽涉到活動目標（規模）到底要預定的多大？

二、影響活動目標(規模)訂定的因素

　　而活動規模的訂定，除了時間因素外，牽涉到以下兩點

1.社團成員的技術熟練度（包含活動、美宣、燈音、表演技巧、領導能力等）

2.社團成員的正向情感（彼此間的革命情感、社團的凝聚力、向心力等）

3.社團成員的疲乏感（因活動量過多或者規模過大而產生疲憊的感覺）

　　接下來將會用活動與上述三點作為參考點，用圖表的方式展現三者與活動安排及目標設定的關係。

註一：本文暫時屏除人員調度至各活動上的因素，因為事實上，概念是相同的，只是人變多了而已，只不過要小心分開籌備活動對社團整體凝聚力影響。

第二階段－活動目標的訂定與成長曲線圖

　　首先在這邊要先說明的是，活動目標的訂定，最好分三個層面，對外、對內、對個人，而這三個目標其實是互相牽涉的，又影響社務發展的最多的是對內的目標。

例：對外目標：提升社團形象、提升學校形象、促進校園學術風氣、吸引學生參加社團等

對內目標：凝聚社員向心力、提升社員技術能力等

對個人：提升自我領導能力、提升自我技術能力等

　　當活動一個一個結束後，社員們也隨著活動的舉辦，獲得相當的技能能力及經驗，而每次獲得的經驗又跟活動規模成正比，這部份牽涉到幹部的領導能力、教學能力以及原先設計活動時，預計對參與幹部提升哪方面能力也有關係，但整體而言技術能力會隨著活動的次數增加，增加的幅度會與活動規模大小成正比。

註二：如果你老是在活動後發現，幹部們毫無所獲的話，就要反思是否是領導能力、教學能力或原先對幹部能力的提升就毫無規劃。

圖四：活動規模與技術能力關係示意圖

　　圖四說明：假設一百為目標達成，也就是你當初整學期預設的目標，要讓社員們學到的所有東西，而技術能力就跟經驗值一樣，是累計的，也就是隨著活動次數，社員們的技術能力隨之上升，所獲得的經驗值就跟活動規模成正比。

第三階段－正向情感及疲乏感

　　上一個階段討論完，技術層面後，接著而來的是心理層面，實際上在社團運作中，只用考慮社員的學習跟技術嘛？當然不是，如果這麼簡單那就好了。

　　隨著整學期的活動一個一個辦下去，正面的情緒：社員間彼此的感情、社團的向心力、幹部間的革命情感，以及負面的情緒，疲乏感也會逐漸累積，而整體活動的安排，也必須顧及到這些情感因素。

圖五：活動規模、正向情感、疲乏感關係示意圖（良好）

　　圖五說明：在前期，一次次的活動將會把疲乏感及正向情感同時累積，而在一開始時候，疲乏感的累積較慢，正向情感的累積較快，到中期時，整個疲乏感會急劇上升，而正向情感會下降，這是因為活動過多或質疑自己的選擇等原因所造成，而後期會因為撐過最艱苦的時候，導致疲乏感逐漸降低，正向情感升高。

圖六：活動規模、正向情感、疲乏感關係示意圖（大疲乏過後未妥善處理）

　　圖六說明：這種情況發生在社員因過大的活動量過活動規模，產生的疲乏感未被妥善處理，可能會導致社員離開社團意願增加。

圖七：活動規模、技術能力、’’產生’’的疲乏感關係示意圖

　　圖七說明：當技術層面越來越熟練，每個活動所產生的疲乏感就會逐漸降低，但是由於疲乏感是累積的，所以實際上社員感受到的疲乏感還是相當大。

圖八：活動規模、技術能力、正向情感、疲乏感關係示意圖

　　圖八說明：最後統整起來的示意圖就會變成這樣。

第四階段－調度及預防的概念

　　最後，這大堆畫得頗爛的圖表到底在說明什麼？

一、社務發展跟社團年度計畫有關，行事曆的安排不只是填表格，而是一個讓社團發展到你預設的目標的過程點，即使你可能沒有訂定社團年度計畫，但是在日後最好還是要有這個概念，讓社團朝你想發展的方向前進。

二、整個社團的時程安排是一個整體，而不是一個活動而已，所以在拓展舊有活動規模、增加新活動時，都必須考量到整體的情況，而非只注重在單一活動的目標上。

三、當發現社團時程本來就很滿時，難道就不能拓展舊有活動或是增加新活動了嘛？當然不是，而是你必須了解自己社團的曲線圖，去預防疲乏感過高，或是事前提升社團間的正向情感預防會產生的問題，或提前解決可能發生的問題，或在事後解決發生的問題，去讓社團朝穩定前進而不會崩盤的路線走。

　　行事曆的安排跟整體社團的發展，裡頭所包含的學問很多，影響的因素也很多，或許看完之後還是搞不太清楚，也沒關係，重點是了解一個概念，社團每個活動的安排（社遊、社課、幹訓、期初、期末等），每個活動的目標訂定，都是一個整體，而非一個個體，在進行變更的時候，務必考量通盤的狀況，有這個概念後，在思考活動或行事曆規劃時，比較不會迷失方向，或是不知道自己該怎麼做。

補充：這個概念同時可以運用到活動上，在往後的活動企劃篇會在提及，不過圖表式的敘述跟補充，只會在這篇出現。